Dette dokumentet er ment som en sjekkliste for lønnskonsulenten ved oppretting av kunder i Nettlønn.

Se til at du har bestilt aktuelle produkter i NettLønn gjennom bestillingsskjema og at du har fått bekreftet at Nettlønn-abbonnementet er aktivt. Om du ikke har tilgang til bestillingsskjemaet, ta kontakt med support så kan vi bistå i bestilling av våre produkter for reise&utlegg, time og fravær, og lønnsslipp i app.

OPPRETTE SELSKAP
  1. Velg «NY»-knapp og «Nytt selskap» med en gang etter du har logget deg inn
  2. Legg inn org.nummer og de fleste felt blir fylt inn automatisk
  3. Sjekk at du oppretter selskapet på riktig årstall
  4. Kontonummer for drifts- og skattetrekkskonto må legges inn her
  5. Kontaktperson for selskapet er den som kjører lønna
  6. Kopier «Fra Standard»:
    • Registre blir opprettet fra Nettlønn sitt standard register på samme måte, som systemoppsett, lønnsarter mm.
  7. Kopier «Fra Selskap» (Anbefales å opprette ett morselskap for forskjellige bransjer, konserngrupper ol.)
    • Registre blir opprettet på samme måte som selskapet du velger å kopiere fra.
  8. Velg «Opprett selskap» nederst i bildet, velg aktuelt år på selskapet du har opprettet, og du vil få en pop-up som tar deg direkte til registrering av arbeidssted.9. Opprett aktuelle arbeidssteder. Til høyre for feltet «Virksomhetsnummer» finner du et verden-symbol, her kan du søke direkte i Brønnøysundregistrene og finne aktuelt virksomhetsnummer. Kopier nummeret, lukk bildet og lim inn i feltet. Fjern mellomrom i virksomhetsnummeret, kontroller arbeidsgiversone og trykk «Lagre».

    • Tips: Huk av i feltet «Kopier sone/virksomhetsnr til alle ansatte» om du har ett hovedarbeidssted for alle ansatte.
    • Tips: Skriv inn stedsnavnet på arbeidsstedet før du lagrer, så blir det enklere å skille lokasjoner fra hverandre senere 
LEGG INN ALTINN ID OG PASSORD I NETTLØNN
  1. Velg [..]-knapp i venstre marg
  2. Innstillinger –> Registrer datasystem
  3. Fyll inn Altinn-id og passord, og trykk lagre. For byråer er det vanligvis byråets system-ID og passord som skal legges inn her. 
  4. Sjekk autentisering ved å trykke på knappen til høyre for Altinn id. Her tester man at klienten er knyttet til Altinn. For å kunne hente data fra Altinn må man også ha fått delegert nødvendige roller (i Altinn) på klientnivå. 
  5. Dersom man har blitt tildelt personlige Altinn-roller for det aktuelle selskapet, må man legge inn egen system-ID (opprettes på personlig profil i Altinn) og personlig passord.
  6. Det er mulig å kopiere altinn id/passord til/fra andre klienter, gå inn på et annet selskap, under datasystem id, kan du kopiere til aktuelt selskap. Gå til nytt selskap og sjekk kobling mot altinn på «antenne»-knappen til høyre for id-nr.

Pensjonsinnretning (pensjonstilbyder)

I A-melding er man pliktig til å rapportere hvilken pensjonstilbyder selskapet har. Slik registrerer man pensjonsinnretning;

 

  1. Velg [..]-knapp i venstre marg
  2. Administrasjon – Selskapsopplysninger
  3. Trykk på «Vis pensjonsinnretning» nederst til venstre
  4. Trykk på «Legg til pensjonsinnretning» og velg fra liste
  5. Trykk legg til og lagre (nederst til venstre)
  6. Dersom tilbyder ikke er å finne på listen kan man legge til ved å registrere org.nr. og navn
                                                                                                                                                               SYSTEMOPPSETT
    1. Velg [..]-knapp i venstre marg
    2. Innstillinger –> systemoppsett. Her er grunndata på selskapsnivå, scroll nedover for visning av alle innstillinger (hovedbokskonti, opplysninger om feriepengesatser, beregningstype for ferietrekk, finansskatt, G samt innstillinger om antall desimaler, type lønnsslipp). Det er også her man kan sette opp systemet til å sende A-melding direkte, sende ut lønnsslipper på utbetalingsdato og velge filformat for bank og regnskapsfil. Gå gjennom informasjonen, gjør eventuelle endringer og lagre. Dette kan man også gå tilbake og justere senere.                                                                                                                                        Kontoplan                                                                                                                                                                                                                                                               1.Dersom du har behov for å endre eller legge til regnskapskonti, kan du gjøre følgende;<Velg [..]-knapp i venstre margInnstillinger –> Kontoplan – opprett konti hvis relevant (NY nederst på siden)

    3. Et bilde som inneholder bord Automatisk generert beskrivelse

KONTROLL AV FILER FOR ANSATTDATA, HITTILVERDIER OG FASTE TRANSAKSJONER

Enten du har fått filer tilsendt fra NettLønn-bestillingsskjema, eller du har laget oppstartsfiler selv, er det viktig å sjekke at all info er korrekt. Samtidig kan det være lurt å benytte muligheten til å få ryddet i ansatt- og lønnsartregistre for å gjøre lønnsprosessen enda mer effektiv.

Det er lurt å gå gjennom aktive arbeidsforhold i AA-registeret og melde ut de som har sluttet. De som skal flyttes til nytt system skal fortsatt stå aktive, slik at du kan hente inn disse arbeidsforholdene i Nettlønn.

Det er fornuftig å ta inn hittilverdier på alle ansatte som har beløp tilgode på feriepengelista. Da slipper man å ta vare på lisenser på gammelt lønnssystem, og man unngår å sende flere sammenstillingsoppgaver til lønnsmottakeren. Ansatte som ikke har beløp tilgode på feriepengelista og har sluttet, kan du sende sammenstillingsoppgaver til fra gammelt system og fjerne fra importfil. Husk å sjekke at de er meldt ut av AA-registeret!

Her er de viktigste punktene du bør kontrollere i de forskjellige filene:

  1. Ansattdata
    • Ansattnummer: Se gjennom ansattnummerserien, ønsker du å gjøre endringer på dette, kan du endre på nummer rett i fila før import
    • Navn: Sjekk at fornavn, mellomnavn og etternavn står i denne rekkefølgen
    • Postnr.: Sjekk at postnr. og poststed står i hvert sitt felt. Postnr. må inneholde data for at du skal kunne importere fila.
    • Land: Se at feltet for landkode og land er korrekt.
    • Personnummer og gironummer (kontonummer): Når du åpner en .csv fil i excel, kan du miste den første 0’en i disse feltene. Om du trenger å legge til en 0 først i feltet, marker kolonnen og formater som tekst, så kan du legge inn dette, eller bruk denne beskrivelsen.
    • E-postadresse: Se at e-postadressen er den samme som de ansatte skal logge inn i Travis og HR-Manager med.
    • Ansattdato: Dette er første dag den ansatte var i arbeid i bedriften, til beregning av ansiennitet. Dato for arbeidsforholdet hentes fra A07 i et senere steg.
    • Skatteprosent: Feltet må inneholde data for at fila skal kunne importeres, får du fil tilsendt fra NettLønn, vil det stå 50 i dette feltet. Lager du fila selv, kan du skrive en vilkårlig prosentandel. Skattekort må uansett hentes før lønn, og denne vil bli oppdatert.
    • Timesats, månedsats og arsats: Se at korrekt lønn er lagt inn. Har du fått fil tilsendt fra NettLønn, vil årslønnen fra forrige system bli delt på 12 måneder og 1950 timer i året.
    • Feriepengegrunnlag i fjor: Har du enda ikke kjørt feriepenger dette året, bør du sjekke at grunnlaget er korrekt i henhold til feriepengeliste fra forrige system.
    • Årstall: Året du oppretter data for, normalt inneværende år. Feltet er obligatorisk for import.
  2. Hittilverdier
    • Sorter fila stigende etter kolonne C- som inneholder lønnsarter
    • Se gjennom lønnsartene du har brukt i forrige system som fremgår i hittilverdifila. Bør noen av disse splittes opp i flere lønnsarter, eller kan noen slås sammen?
    • Endre lønnsartene i fila til lønnsartnummeret som er i Nettlønn. Du kan opprette nye lønnsarter ved behov underveis. Husk å sjekke at disse går mot riktig hovedbokskonto.
    • Gjør en kontroll på beløpene mot forrige system (personalkort/lønsslipp med hittilverdier)
    • Beløp som er trukket, som skatt, kantinetrekk, trekk for ferie, må legges inn med negativt fortegn i beløpfeltet.
    • NB: Om du har endret på ansattnumre i fila for ansattdata, må du endre disse i denne fila også!
  3. Faste transaksjoner (kun når hittilverdier kommer fra H&L)
    • Endre lønnsartene i fila til lønnsartnummeret som er i Nettlønn. Du kan opprette nye lønnsarter ved behov underveis. Husk å sjekke at disse går mot riktig hovedbokskonto.
    • Gjør en kontroll på at beløpene stemmer. Om det lå en linje med 0 i beløp i H&L, vil denne ikke inngå i fila. (feks. ved knyttede lønnsarter som trekkpliktig bilgodtgjøresle osv)
    • NB: Om du har endret på ansattnumre i fila for ansattdata, må du endre disse i denne fila også!
IMPORT AV ANSATTE
  1. Enten lager NettLønn fil med ansattdata fra tidligere lønnssystem (H&L), eller du kan bruke mal for import og lagre denne som CSV (semikolondelt) - her er link til importmal.
  2. (I Nettlønn) Velg [...]-knapp i venstre marg og «Import ansattopplysninger», trykk på velg fil
    • Velg aktuell fil
  3. Trykk på «start importer» og ansatte blir importert
  4. Kontroller at du har riktig avlønningstype under «Ansatte» i venstre marg, og fanen «Lønnsdata pensjon». Har du flere ansatte kan det være lurt å masseoppdatere dette via [..]-knapp i venstre marg og «Masseppdater ansattverdier»

MERK! Er selskapet allerede opprettet under pkt.1, kan man kopiere ansatte på tvers av klienter. Man trenger kun å importere én gang.

IMPORT AV ARBEIDSFORHOLD

Arbeidsforholdene kan importeres i egen fil fra A-07 om alle ansatte har vært aktive tidligere på samme virksomhetsnummer. Etter at ansattdata er importert fra fil må du gjøre følgende:

  1. Velg «UTInn» knapp i venstre marg og ”Import Arbeidsforhold (A07)”.
  2. Trykk på grønn Send-knapp.
  3. Velg «måned fra» og «måned til» i samme måned og sett hake på alle 3 sjekkboksene. Måneden som velges er siste måned rapportert i gammelt system.
    • Starter du opp med NettLønn i november velges oktober.
    • MERK at det IKKE skal settes sluttdato i gammelt system på de ansatte så fremt de ikke reelt har sluttet.
  4. Du kan nå begynne bestillingen ved å trykke på Send-knapp.
  5. Når A07 er mottatt klikker du på Start import-knappen. Arbeidsforholdene blir importert på hver ansatt som ligger inne i NettLønn.
    • NB: Dersom du skulle få en liste som viser at arbeidsforhold ikke blir importert inn, bør du kontrollere disse.

Merk!  Hvis listen viser ansatte som ikke ble importert kan det komme av 3 årsaker:

  1. Ansatte er ikke lagt inn i NettLønn. Legg inn ansatte og importer på nytt.
  2. Ansatte ligger inne med to eller flere arbeidsforhold. Rett evt. opp riktig arbeidsforhold manuelt under ansatte og arbeidsforhold.
  3. Det ligger flere permisjoner/permitteringer på en ansatt. Legg inn permisjoner/permitteringer slik det skal være. Se gjerne hva som er i A07. Husk å sette riktig permisjons-id. Du trenger ikke legge inn permisjoner/permitteringer som er avsluttet tidligere måned.
REGISTRERE ANSATTE SOM IKKE HAR VÆRT INNMELDT PÅ VIRKSOMHETEN TIDLIGERE
  1. Via masseregistrering
    • Velg [..]-knapp i venstre marg –> Innstillinger –> Masseoppdater ansattverdier
    • Legg inn startdato, ansettelsesform, arbeidstidsordning, avlønningstype osv. og velg ansatte øverst i menyen
    • Du finner enkelt de som mangler denne informasjonen når du ser gjennom lista over ansatte du kan velge
  2. Manuelt
    • Velg «Ansatte»-knapp i venstre marg.
    • Registrer aktuell info under «Arbeidsforhold» på ansattkort.
IMPORT AV HITTILVERDIER

Har det vært kjørt lønn på selskapet tidligere i år, bør du importere hittilverdier.

  1. NettLønn lager fil for hittilverdier fra tidligere lønnssystem, eller du kan bruke mal for import og lagre denne som CSV (semikolondelt)
  2. Velg i NettLønn UtInn-knapp og ” Import lønnsposter”.
  3. Trykk på Velg fil.
    • Merk at når filen er opplastet vises lønnspostene. For at alle lønnspostene skal importeres MÅ det være hake på de i forhåndsvisningsbildet. Det går ikke å sette hake selv der, da det er feil i dataene dersom den ikke er haket av.
  4. Når hittilverdier er lest inn, gå til knappen «lønnskjøring» i venstre marg.
    • NB: Velg i rullgardinen forskuddstrekk ”Ikke trekk”. Skatten som er trukket hittil i år, ligger i hittilverdifila med lønnsart for Ekstra skattetrekk/950.
    • I feltet utbetalingsdato settes siste dato i den siste måneden du sendte A-melding i forrige system.
  5. Kontroller med forhåndsrapportene at lønnsslipper, regnskapsbilag osv. stemmer.
  6. Sjekk at boksene for automatisk innsending av A-melding og utsendelse av lønnsslipper ikke er huket av for under [..]-knapp i venstre marg –> Innstillinger –> Systemoppsett. Huk gjerne av for a-melding etter at hittilverdikjøringen er godkjent. Lønnsslipper sendes via Ecit Employee om dere har valgt å bruke dette systemet også, i så fall må du informere om at alle ansatte må laste ned appen før lønnsutbetaling.
  7. Gå inn på «Lønnskjøring» i venstre marg. Velg siste dato i mnd. du har kjørt lønn for i forrige system, ikke trekk, fra 01. januar til og med dato du har hittilverdier for, ta ut ønskede rapporter og godkjenn lønnskjøringen.
  8. Du kan nå huke av for automatisk innsending av A-melding under  [..]-knapp i venstre marg –> Innstillinger –> Systemoppsett.
IMPORT LØNNSDATA, FASTE TRANSAKSJONER (FASTLØNN, TELEFON MM.) ELLER VARIABLE DATA (TIMELØNN, OVERTID, BONUS MM.)
  1. Importer på samme måte som under «Import av hittilverdier»
  2. Det er lik fil for både faste og variable data, sett hake i importbildet på feltet  «importer lønnsdataene som faste poster» i forhåndsvisningen om du skal importere faste transaksjoner.
  3. Fast lønn kan overføres fra ansattkortet til lønnsposter på alle ansatte som har avlønningstype «Fastlønnet». Velg «Lønnsposter» i venstre marg, og knapp for overføring av fastlønn nest borterst til høyre i knappene over lønnspostene.
  4. Beløp som skal trekkes i lønn må legges inn med negativt fortegn i beløpfeltet ved import. Beløpet blir negativt ved manuell registrering så lenge arten er satt opp som trekk-art.
  5. Under "Help" til høyre i Nettlønn finner du nyttige videoer og hjelpesider, blant annet hjelp til hvordan du kjører din første lønn i Nettlønn.

OPPDATERE SKATTEKORT

  1. Velg «UtInn»-knappen og «Skattekort”
  2. Trykk på Send-knappen nederst på siden
  3. Sett hake på de du vil bestille på og trykk på «Lag data for innsending»
  4. Velg «Start innsending til Altinn»
  5. Legg inn eget Altinn-brukernavn og passord
  6. Skattekortopplysninger blir oppdatert ved mottak automatisk på ansattkortet og du får opp denne meldingen;

Et bilde som inneholder bord Automatisk generert beskrivelse

OVERFØRE ANSATTE TIL HR MANAGER OG TRAVIS

Alle ansatte i Nettlønn må overføres til HR Manager, om de skal få sin lønnsslipp i Ecit Employee-appen. Du kan i tillegg aktivere timeføring og prosjektrapportering på de ansatte om det er aktuelt. Om selskapet har reiser og utlegg , kan du sette opp utleggstyper og overføre ansatte til Travis.

Her finner du veiledning til hvordan du setter opp HR Manager, og her finner du nyttige linker om oppsett av Travis.

Nå er du klar for første lønnskjøring i Nettlønn! Det kan være nyttig å bruke en kjørejournal når du skal kjøre lønn.

Lykke til!