ECIT Support

Oppstart - Dataoverføring til NettLønn

Før du starter med import av ansatte og hittilverdier, bør du ha gått igjennom grunninnstillinger og selskapsoppsett. Veiledning finner du her. 

Enten du har fått filer tilsendt fra NettLønn-bestillingsskjema, eller du har laget oppstartsfiler selv, er det viktig å sjekke at all informasjon er korrekt. Vi anbefaler at man gjennomgår data i gammelt system, og vurderer hvilke data man må flytte med til nytt lønnssystem. Et systembytte kan være en god anledning til rydde i ansatt- og lønnsartregistre og gjennomgå eksisterende arbeidsrutiner for å se om man kan gjøre lønnsprosessen enda mer effektiv.

Vi anbefaler en gjennomgang av aktive arbeidsforhold og sjekke at ansatte som har sluttet er meldt ut av AA-registeret. Ansatte som skal flyttes til nytt system skal fortsatt stå aktive. Man kan importere arbeidsforhold til NettLønn via A07 fra siste rapporterte måned i gammelt system (se nærmere beskrivelse nedenfor).   

Det er fornuftig å ta inn hittilverdier på alle ansatte som har feriepenger tilgode. Da slipper man å ta vare på lisenser på gammelt lønnssystem, og man unngår å sende flere sammenstillingsoppgaver til lønnsmottakeren. For ansatte som ikke har feriepenger tilgode og har sluttet, anbefaler vi å sende sammenstillingsoppgaver fra gammelt system. Da trenger de ikke overføres til NettLønn. Husk å sjekke at de er rapportert med sluttdato i gammelt system.

Dette er de viktigste tingene du bør kontrollere før du starter filimport til NettLønn;

Ansattdata

1.       Ansattnummer: Se gjennom ansattnummerserien, ønsker du å gjøre endringer på dette, kan du endre på nummer rett i fila før import

2.       Navn: Sjekk at fornavn, mellomnavn og etternavn står i denne rekkefølgen

3.       Postnr.: Sjekk at postnr. og poststed står i hvert sitt felt. Postnr. må inneholde data for at du skal kunne importere fila.

4.       Hvis aktuelt - Land: Se at feltet for landkode og land er korrekt.

5.       Personnummer og gironummer (kontonummer): Når du åpner en .csv fil i Eqxcel, kan du miste den første 0’en i disse feltene. Om du trenger å legge til en 0 først i feltet, marker kolonnen og formater som tekst, så kan du legge inn dette, eller bruk denne beskrivelsen.

6.       E-postadresse: Se at e-postadressen er den samme som de ansatte skal logge inn i NettLønn Expense og HR-Manager med.

7.       Ansattdato: Dette er første dag den ansatte var i arbeid i bedriften, til beregning av ansiennitet. Dato for arbeidsforholdet hentes fra A07 i et senere steg.

8.       Skatteprosent: Feltet må inneholde data for at fila skal kunne importeres, får du fil tilsendt fra NettLønn, vil det stå 50 i dette feltet. Lager du fila selv, kan du skrive en vilkårlig prosentandel. Skattekort må uansett hentes før første lønn kjøres og både prosent og tabell vil bli oppdatert.

9.       Timesats, månedsats og årslønn: Se at korrekt lønn er lagt inn. Har du fått fil tilsendt fra NettLønn, vil årslønnen fra forrige system bli delt på 12 måneder og 1950 timer i året.

10.     Feriepengegrunnlag i fjor: Har du enda ikke kjørt feriepenger dette året, bør du sjekke at grunnlaget er korrekt i henhold til feriepengeliste fra forrige system.

11.     Årstall: Året du oppretter data for, normalt inneværende år. Feltet er obligatorisk for import.

Import av ansatte 

Fil for import av ansatte finner du her. Noen av feltene obligatoriske (merket i kolonnene) og feltene må inneholde data for at filen skal kunne importeres. 

Importmaler for lønnsgrunnlag og ansattdata

1.       Enten lager NettLønn fil med ansattdata fra tidligere lønnssystem (H&L), eller du kan bruke mal for import og lagre denne som CSV (semikolondelt).

2.       (I Nettlønn) Velg [...]-knapp i venstre marg og «Import ansattopplysninger», trykk på velg fil

3.       Velg aktuell fil

4.       Trykk på «start importer» og ansatte blir importert

5.       Kontroller at du har riktig avlønningstype under «Ansatte» i venstre marg, og fanen «Lønnsdata pensjon». Har du flere ansatte kan det være lurt å masseoppdatere dette via [..]-knapp i venstre marg og «Masseppdater ansattverdier»    

Import av arbeidsforhold

Arbeidsforholdene kan importeres i egen fil fra A-07 om alle ansatte har vært aktive tidligere på samme virksomhetsnummer. Etter at ansattdata er importert fra fil må du gjøre følgende:

1.       Velg «UTInn» knapp i venstre marg og ”Import Arbeidsforhold (A07)”.

2.       Trykk på grønn Send-knapp.

3.       Velg «måned fra» og «måned til» i samme måned og sett hake på alle 3 sjekkboksene. Måneden som velges er siste måned rapportert i gammelt system.

4.       Starter du opp med NettLønn i november velges oktober.

5.       MERK at det IKKE skal settes sluttdato i gammelt system på de ansatte så lenge de ikke reelt har sluttet.

6.       Du kan nå begynne bestillingen ved å trykke på Send-knapp.

7.       Når A07 er mottatt klikker du på Start import-knappen. Arbeidsforholdene blir importert på hver ansatt som ligger inne i NettLønn.

8.       NB: Dersom du skulle få en liste som viser at arbeidsforhold ikke blir importert inn, bør du kontrollere disse.

Merk!  Hvis listen viser ansatte som ikke ble importert kan det komme av 3 årsaker:

1.       Ansatte er ikke lagt inn i NettLønn. Legg inn ansatte og importer på nytt.

2.       Ansatte ligger inne med to eller flere arbeidsforhold. Rett evt. opp riktig arbeidsforhold manuelt under ansatte og arbeidsforhold.

3.       Det ligger flere permisjoner/permitteringer på en ansatt. Legg inn permisjoner/permitteringer slik det skal være. Se gjerne hva som er i A07. Husk å sette riktig permisjons-id. Du trenger ikke legge inn permisjoner/permitteringer som er avsluttet tidligere måned.

Hittilverdier - forberedelser 

Har det vært kjørt lønn på selskapet tidligere i år, bør du importere (eller manuelt registrere) hittilverdier.

Forberedelsene dine børe være de samme enten NettLønn lager fil for hittilverdier fra

tidligere lønnssystem for dere, eller dere lager filen selv og bruker mal for import. 

Ta ut en oversikt over lønnstransaksjoner kjørt hittil i år fra gammelt system i Excel. Det kan være fornuftig å lage seg en arbeidsfil som man kan gå igjennom og eventuelt rydde opp i før man kopierer med seg relevant informasjon over i importfilen.   

1.       I hittilverdier fra gammelt system - se gjennom lønnsartene du har brukt i forrige system. Bør noen av disse splittes opp i flere lønnsarter, eller kan noen slås sammen?

2.       Endre lønnsartene i fila til lønnsartnummeret som er i Nettlønn. Du kan opprette nye lønnsarter ved behov underveis. Husk å sjekke at disse går mot riktig hovedbokskonto i NettLønn.

3.       Gjør en kontroll på beløpene mot forrige system (personalkort/lønsslipp med hittilverdier)

4.       Beløp som er trukket, som skatt, kantinetrekk, trekk for ferie, må legges inn med negativt fortegn i beløpfeltet.

5.       NB: Om du har endret på ansattnumre i fila for ansattdata, må du endre disse i denne fila også!

6.       Det er viktig å legge inn opptjeningsperiode i filen før import, for eksempel; 01.01.23 – 30.04.23.

7.       Sum skattetrekk for perioden legges inn på lønnsart for ekstra skattetrekk (950)

8.       Bruk «Importmal for lønnsposter» link og kopier informasjon fra arbeidsfil over i denne.

Import av hittilverdier

1.       Når importfilen din er klar, velg i NettLønn UtInn-knapp og ”Import lønnsposter”.

3.       Trykk på Velg fil.

4.       Merk at når filen er opplastet vises lønnspostene. For at alle lønnspostene skal importeres MÅ det være hake på de i forhåndsvisningsbildet (scroll nedover for kontroll). Dersom noen transaksjoner mangler hake, betyr det at noe er feil i dataene og transaksjonen blir ikke importert (typiske feilkilder er for eksempel at ansattnummer / lønnsartnummer ikke samsvarer med oppsettet i NettLønn).

5.       Når hittilverdier er lest inn, gå til knappen «Lønnskjøring» i venstre marg.

6.       NB: I linjen «Forskuddstrekk» endre til ”Ikke trekk” i rullgardinmenyen. Skatten som er trukket hittil i år, ligger i hittilverdifila med lønnsart for Ekstra skattetrekk/950.

7.       I feltet utbetalingsdato settes siste dato i den siste måneden du sendte A-melding i forrige system.

5.       Kontroller med forhåndsrapportene at lønnsslipper, regnskapsbilag osv. stemmer.

6.       Sjekk at boksene for automatisk innsending av A-melding og utsendelse av lønnsslipper ikke er huket av for under [..]-knapp i venstre marg –> Innstillinger –> Systemoppsett. Huk gjerne av for a-melding etter at hittilverdikjøringen er godkjent. 

7.       Godkjenn lønnskjøringen.

8.       Du kan nå huke av for automatisk innsending av A-melding og lønnsslipper under   [..]-knapp i venstre marg –> Innstillinger –> Systemoppsett.

Import lønnsdata - faste transaksjoner (fastlønn, tlf.mm.) 

Filen og rutinen for import av lønnstransaksjoner er det samme uavhengig av om du importerer hittilverdier, faste eller variable transaksjoner. Man kan importere faste transaksjoner fra forrige lønnsystem med samme fremgangsmåte som for hittilverdier. Forbered en fil med ansatte og faste poster, og importer denne. 

1.       Bruk filmalen og lagre som csv. Slik beskrevet i malen. I importbildet velger du riktig fil. Velg «importer lønnsdataene som faste poster» i forhåndsvisningen (avhukning) om du skal importere faste transaksjoner.

2.       Fast lønn kan overføres fra ansattkortet til lønnsposter på alle ansatte som har avlønningstype «Fastlønnet». Velg «Lønnsposter» i venstre marg, og knapp for overføring av fastlønn nest borterst til høyre i knappene over lønnspostene.

3.       Beløp som skal trekkes i lønn må legges inn med negativt fortegn i beløpfeltet ved import. Beløpet blir negativt ved manuell registrering så lenge arten er satt opp som trekk-art.

4.       Under "Help" til høyre i Nettlønn finner du nyttige videoer og hjelpesider, blant annet hjelp til hvordan du kjører din første lønn i Nettlønn.